Introducción a las tablas - Soporte de Microsoft (2023)

Las tablas son objetos esenciales en una base de datos porque contienen toda la información o datos. Por ejemplo, una base de datos para una empresa puede tener una tabla de contactos que almacene los nombres de sus proveedores, direcciones de correo electrónico y números de teléfono. Debido a que otros objetos de la base de datos dependen en gran medida de las tablas, siempre debe comenzar el diseño de una base de datos creando todas sus tablas y luego creando cualquier otro objeto. Antes de crear tablas, considere sus requisitos y determine todas las tablas que podría necesitar. Para obtener una introducción a la planificación y el diseño de una base de datos, consulteConceptos básicos de diseño de bases de datos.

En este articulo

• Descripción general

• Propiedades de tablas y campos

• Tipos de datos

• Relaciones de tabla

• Llaves

• Beneficios de usar relaciones

Descripción general

Una base de datos relacional como Access suele tener varias tablas relacionadas. En una base de datos bien diseñada, cada tabla almacena datos sobre un tema en particular, como empleados o productos. Una tabla tiene registros (filas) y campos (columnas). Los campos tienen diferentes tipos de datos, como texto, números, fechas e hipervínculos.

1. Un registro: contiene datos específicos, como información sobre un empleado en particular o un producto.

2. Un campo: contiene datos sobre un aspecto del asunto de la tabla, como el nombre o la dirección de correo electrónico.

   (Video) Sesión 1 | Introducción al análisis de datos de Microsoft

3. Un valor de campo: cada registro tiene un valor de campo. Por ejemplo, Contoso, Ltd. oalguien@ejemplo.com.

Parte superior de la página

Propiedades de tablas y campos

Las tablas y los campos también tienen propiedades que puede establecer para controlar sus características o comportamiento.

1. Propiedades de la tabla

2. Propiedades del campo

En una base de datos de Access, las propiedades de la tabla son atributos de una tabla que afectan la apariencia o el comportamiento de la tabla como un todo. Las propiedades de la tabla se establecen en la hoja de propiedades de la tabla, en la vista Diseño. Por ejemplo, puede configurar una tablaVista predeterminadapropiedad para especificar cómo se muestra la tabla de forma predeterminada.

Una propiedad de campo se aplica a un campo particular en una tabla y define una de las características del campo o un aspecto del comportamiento del campo. Puede establecer algunas propiedades de campo en la vista Hoja de datos. También puede establecer cualquier propiedad de campo en la vista Diseño mediante elPropiedades de campocristal.

Tipos de datos

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que almacena el campo, como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos.

Un tipo de datos es una propiedad de campo, pero se diferencia de otras propiedades de campo en lo siguiente:

• El tipo de datos de un campo se establece en la cuadrícula de diseño de la tabla, no en elPropiedades de campocristal.

• El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo.

• Debe establecer el tipo de datos de un campo cuando crea el campo.

  Puede crear un nuevo campo en Access ingresando datos en una nueva columna en la vista Hoja de datos. Cuando crea un campo ingresando datos en la vista Hoja de datos, Access asigna automáticamente un tipo de datos para el campo, según el valor que ingresa. Si su entrada no implica ningún otro tipo de datos, Access establece el tipo de datos en Texto. Si es necesario, puede cambiar el tipo de datos utilizando la cinta.

Ejemplos de detección automática de tipos de datos

La siguiente tabla muestra cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.

Parte superior de la página

Relaciones de tabla

Aunque cada tabla almacena datos sobre un tema diferente, las tablas de una base de datos de Access suelen almacenar datos sobre temas que están relacionados entre sí. Por ejemplo, una base de datos puede contener:

• Una tabla de clientes que enumera los clientes de su empresa y sus direcciones.

  (Video) Introduction to Microsoft Word 365 Tutorial - Beginners Guide 2023

• Una tabla de productos que enumera los productos que vende, incluidos los precios y las imágenes de cada artículo.

• Una tabla de pedidos que realiza un seguimiento de los pedidos de los clientes.

Debido a que almacena datos sobre diferentes temas en tablas separadas, necesita alguna forma de vincular los datos para que pueda combinar fácilmente los datos relacionados de esas tablas separadas. Para conectar los datos almacenados en diferentes tablas, crea relaciones. Una relación es una conexión lógica entre dos tablas que especifica campos que las tablas tienen en común. Para más información, verGuía de relaciones de tablas.

Parte superior de la página

Llaves

Los campos que forman parte de una relación de tabla se denominan claves. Una clave generalmente consta de un campo, pero puede constar de más de un campo. Hay dos tipos de llaves:

• Clave primariaUna tabla solo puede tener una clave principal. Una clave principal consta de uno o más campos que identifican de forma única cada registro que almacena en la tabla. A menudo, hay un número de identificación único, como un número de identificación, un número de serie o un código, que sirve como clave principal. Por ejemplo, podría tener una tabla Clientes donde cada cliente tiene un número de ID de cliente único. El campo ID de cliente es la clave principal de la tabla Clientes. Cuando una clave principal contiene más de un campo, generalmente se compone de campos preexistentes que, en conjunto, proporcionan valores únicos. Por ejemplo, puede usar una combinación de apellido, nombre y fecha de nacimiento como clave principal para una tabla sobre personas. Para más información, veragregar o cambiar la clave principal de una tabla.

• Clave externaUna tabla también puede tener una o más claves foráneas. Una clave externa contiene valores que corresponden a valores en la clave principal de otra tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla Pedidos en la que cada pedido tenga un número de ID de cliente que corresponda a un registro en una tabla Clientes. El campo ID de cliente es una clave externa de la tabla Pedidos.

La correspondencia de valores entre campos clave forma la base de una relación de tabla. Una relación de tabla se usa para combinar datos de tablas relacionadas. Por ejemplo, suponga que tiene una tabla Clientes y una tabla Pedidos. En su tabla Clientes, cada registro se identifica por el campo de clave principal, ID.

Para asociar cada pedido con un cliente, agregue un campo de clave externa a la tabla Pedidos que corresponda al campo ID de la tabla Clientes y luego cree una relación entre las dos claves. Cuando agrega un registro a la tabla Pedidos, utiliza un valor para el ID de cliente que proviene de la tabla Clientes. Siempre que desee ver información sobre el cliente de un pedido, utilice la relación para identificar qué datos de la tabla Clientes corresponden a qué registros de la tabla Pedidos.

1. Una clave principal, identificada por el icono de llave junto al nombre del campo.

2. Una clave externa: tenga en cuenta la ausencia del icono de llave.

No agregue un campo si espera que cada entidad única representada en la tabla requiera más que un valor para el campo. Continuando con el ejemplo anterior, si desea comenzar a rastrear los pedidos realizados por sus clientes, no agregue un campo a la tabla, porque cada cliente tendrá más de un pedido. En su lugar, crea una nueva tabla para almacenar pedidos y luego crea una relación entre las dos tablas.

Parte superior de la página

Beneficios de usar relaciones

Mantener los datos separados en tablas relacionadas produce los siguientes beneficios:

• ConsistenciaDebido a que cada elemento de datos se registra solo una vez, en una tabla, hay menos oportunidades de ambigüedad o inconsistencia. Por ejemplo, almacena el nombre de un cliente solo una vez, en una tabla sobre clientes, en lugar de almacenarlo repetidamente (y potencialmente de manera inconsistente) en una tabla que contiene datos de pedidos.

• EficienciaGrabar datos en un solo lugar significa que usa menos espacio en disco. Además, las tablas más pequeñas tienden a proporcionar datos más rápidamente que las tablas más grandes. Finalmente, si no usa tablas separadas para temas separados, introducirá valores nulos (la ausencia de datos) y redundancia en sus tablas, los cuales pueden desperdiciar espacio e impedir el rendimiento.

• comprensibilidadEl diseño de una base de datos es más fácil de entender si los temas están debidamente separados en tablas.

Planifique sus mesas teniendo en cuenta las relaciones. Puede utilizar el Asistente de búsqueda para crear un campo de clave externa si la tabla que contiene la clave principal correspondiente ya existe. El Asistente de búsqueda crea la relación por usted. Para más información, verCrear o eliminar un campo de búsqueda.

Parte superior de la página

Crear una tabla y agregar campos